Friday 7 November 2014

Automatiser la sauvegarde avec SyncToy et le Planificateur de tâches - Automating backups with SyncToy and Task Scheduler

English version below


Automatiser la sauvegarde avec SyncToy et le planificateur de tâches

             J’ai écrit un billet récemment sur My Cloud et comment il est facile d'accéder mes données lorsque je suis à l'extérieur.  La sauvegarde standard exécutée par My Cloud place tous les fichiers de mon PC dans un dossier avec une structure spécifique pour en simplifier l’accès.  Mais parce que c'est aussi la sauvegarde de mon PC, je ne veux pas déranger mes fichiers dans cette structure lorsque j'accède My Cloud.  J’ai donc créé un répertoire sur My Cloud où je copie les dossiers et les fichiers de données que je veux pouvoir accéder dans une structure simple à naviguer lorsque je suis à l'extérieur,

             Et pour copier ces fichiers et les conserver synchronisés avec les fichiers de mon PC, j'ai besoin d'une application qui peut en faire la sauvegarde dans une structure qui me convient.  C'est pourquoi j'utilise SyncToy.

             SyncToy existe depuis plusieurs années et a toujours fonctionné sans erreur. L'interface est simple et de plus, c'est gratuit.  J'ai expliqué comment il fonctionne dans un billet précédent sur mes utilitaires préférés, mais j'ai pensé qu’il serait bon de revoir cette application avec vous. 


             Lorsque vous lancez SyncToy pour la première fois (le logiciel n'est disponible qu'en anglais), vous devez créer un dossier de "Gauche" et un dossier de "Droite" : le dossier de gauche est la source et le dossier de droite est la destination.  Lorsque vous cliquez sur "Create New Folder Pair", un bouton "Browse" apparaît pour chacun des dossiers, celui de gauche et celui de droite.  Vous pouvez utiliser SyncToy pour synchroniser des dossiers avec un autre ordinateur ou sur une clef USB. 



             Après la création des dossiers gauche et droite, on vous offre les options suivantes: Synchronise, Echo ou Contribute.   

Synchronise veut dire que les nouveaux fichiers et les mises à jour sont copiés dans les deux directions.  Les fichiers renommés et supprimés d'un côté ou de l'autre sont répétés.  C’est la meilleure option pour une clef USB que vous apportez au bureau.  Vous synchronisez vos fichiers vers la clef USB avant de quitter la maison et vous mettez à jour les fichiers sur votre PC personnel à votre retour. 

Echo veut dire que les nouveaux fichiers et les mises à jour sont copiés de gauche à droite.  Les fichiers renommés et les fichiers supprimés du côté gauche sont répétés du côté droit.  C'est le choix que j'invoque pour copier mes fichiers vers My Cloud, puisque je ne fais que lire mes fichiers sur My Cloud lorsque j'y accède à distance. 

Contribute veut dire que les nouveaux fichiers et les mises à jour sont copiés de gauche à droite.  Les fichiers renommés sur la gauche sont répétés à droite.  Pas de suppressions.  C'est le choix idéal si vous voulez conserver vos anciens fichiers dans votre sauvegarde. 



             La dernière étape est de nommer la paire de dossiers pour l’identifier. 



             Une fois que la paire est créée, vous pouvez ouvrir "Change Options" et inclure ou exclure certains types de fichiers (par défaut il y a un astérisque qui signifie de sauvegarder tous les fichiers).

             Vous pouvez faire fonctionner SyncToy manuellement, ce qui est pratique lorsque vous transférez des fichiers vers une clef USB ou vous pouvez le faire fonctionner automatiquement en utilisant le "Planificateur de tâches" de Windows.



             Le Planificateur de tâches fait partie du système d'exploitation Windows et est conçu pour automatiser des tâches sur Windows.  Voici la marche à suivre pour automatiser l'exécution de SyncToy tous les jours à 18:00, pendant que vous passez à table et que vous répondez aux appels de vendeurs de thermo pompes (à moins que vous soyez inscrit à la « Liste nationale de numéros de télécommunication exclus »). 

             La façon rapide de lancer le Planificateur de tâches est de cliquer sur « Démarrer » et taper « planificateur de tâches » dans la case de recherche, puis cliquer sur le programme « Planificateur de tâches » qui apparait dans la fenêtre pop-up.   

              Vous pouvez aussi y accéder par le menu sous Accessories > System Tools > Planificateur de tâches.  Ou par le panneau de configuration > Outils d'administration > Planificateur de tâches.



             Une fois le Planificateur de tâches lancé, allez au panneau de droite en haut et cliquez "Créer une tâche de base...".  Il lancera un assistant pour créer la tâche.  La première étape est de nommer la tâche et en donner une brève description.  Nous l'appellerons SyncToy et ajouterons « sauvegarde de mes dossiers » comme description.
 


             La prochaine étape est le déclencheur.  Nous voulons qu'il s’exécute à tous les jours.  Lorsque vous cliquez suivant, il vous demande quand, à quelle heure et à quel rythme (chaque jour, chaque 2 jours, etc.) vous voulez qu'il s’exécute. 



             Il demande ensuite quelle action vous désirez prendre.  Dans notre cas, nous voulons lancer une application.

             Vous devez maintenant naviguer vers l'exécutable de l'application.  Je vais vous simplifier la tâche, voici le lien: "C:\Program Files\SyncToy 2.1\SyncToy.exe”.  L'argument est toujours -R.  Si vous avez l'intention d'exécuter une seule paire dans cette tâche, vous pouvez la spécifier entre guillemets à la suite du -R.  Si vous voulez exécuter toutes les paires créés dans SyncToy dans votre tâche, utilisez le même lien mais remplacez SyncToy.exe par SyncToyCmd.exe et utilisez seulement -R comme argument.  (Si vous oubliez les guillemets dans le lien pour l'application, le Planificateur de tâche vous demandera si vous voulez lancer  C:\Program avec l'argument.  Cliquez sur NON pour le conserver tel qu'inscrit et le Planificateur de tâche ajoutera les guillemets correctement pout vous). 



             Et voilà!  C’est terminé.




             Vous pouvez éditer la tâche en cliquant dessus et en cliquant sur Propriétés au bas à droite du Planificateur de tâches et modifier les conditions ou les paramètres. 

             Vous pouvez même utiliser SyncToy pour synchroniser vos fichiers avec DropBox.

             Si vous utilisez le Planificateur de tâches pour synchroniser tous vos dossiers ("All Folder Pairs") toutes les paires que vous ajouterez à SyncToy feront partie de votre tâche cédulée.

Quelques liens intéressants:





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English version

Automating backups with SyncToy and Task Scheduler

             In a recent blog, I wrote about My Cloud and how easy it is to access my data when I’m away from home.  The standard backup made by My Cloud drops everything from my PC to a folder in a specific structure for easy recovery.  But since this is also my PC backup, I don't want to mess with that data when I access My Cloud.  So I created a folder on My Cloud where I copy the files and folders I might want to access when away from home in a simple structure that's easy to navigate.

             In order to copy those files and keep them in sync with what's on my PC, I need a program that will back up the files for me in the structure I want, and that's where SyncToy comes into play.

             SyncToy has been around for several years and has always executed properly.  The interface is simple and the best part is that it's free!  I've explained how it works in a previous post about my favorite utilities, but I thought we would revisit the process this week.



             When you launch SyncToy for the first time, you need to create a "Left" and "Right" folder pair: the left folder is the source and the right folder is the destination.  When you click on "Create New Folder Pair", a browse button appears for both folders.  You can use SyncToy to synchronise folders on another PC or on a USB stick.



             Once you've created Left and Right folders, a Synchronise option appears: Echo or Contribute. 

Synchronise means new and updated files are copied both ways. Renames and deletes on either side are repeated on the other.  This is the best choice for a USB key that you bring to the office, for example.  Sync your files to the USB key before you leave for the office and when you return, it will update the files back to your local PC.

Echo means new and updated files are copied left to right (source-destination). Renames and deletes on the left are repeated on the right.  This is the setting I use to copy files to My Cloud since I only view my files when accessing My Cloud remotely.

Contribute means new and updated files are copied left to right. Renames on the left are repeated on the right. No deletions.  This is a setting you can use if you want to keep old files in your backup.



             The last step is to name the folder pair so you can recognise them.



             Once your pair is created you can go to Change Options and include or exclude certain types of files.  (The default wildcard asterisk indicates all files).

             You can run SyncToy manually which is practical when transferring files to a USB key or you can have it run automatically through Windows Task Scheduler.



             Task Scheduler is built into Windows and is great to automate processes.  Let’s walk through scheduling SyncToy to run daily at 6:00 PM while you're having supper and answering calls from thermo pump salesmen (unless you're on the “Do Not Call” list).

             The quick way to launch Task Scheduler is to click on the Start balloon and type Task Scheduler, then click on the Task Scheduler program that appears in the popup list to launch. 

             You can also access Task Scheduler from the menu under Accessories > System Tools > Task Scheduler.  Or through Control Panel > Administrative Tools > Task Scheduler.



             Once Task Scheduler is launched, look in the top right pane for "Create a Basic Task...".  This will launch a wizard-like process to create your task.  The first step is to name the task and input a description.  We'll call it SyncToy and enter “back up my files” as a description.



             Let’s assume you want this to take place on a daily basis: click “Next”, and the program will prompt for time and frequency (every day, every 2 days, etc.).



             You are then asked what action you want to take: in our case, we want it to launch a program. 



             Next you need to browse to the program executable.  I'll make it easy for you, here's the path: "C:\Program Files\SyncToy 2.1\SyncToy.exe".  The argument is always -R if you intend to run only one folder pair in this task, you can specify it in quotes after the -R.  If you want to run "All Folder Pairs" with Task Scheduler, use the same path but replace SyncToy.exe by SyncToyCmd.exe and use only -R.  (If you left out the quotes in the program’s field, Task Scheduler will ask if you want to run C:\Program with the remainder as an argument.  Click No to keep it like you entered, and Task Scheduler will add the quotes correctly for you).



             After that you're done.




             You can edit the task by clicking on the task and clicking on Properties in the lower right pane to change conditions and settings.

             You can even use SyncToy to synchronise with DropBox.

             If you're running Task Scheduler with "All Folder Pairs” any new folder pair you add to SyncToy will be part of your scheduled task.

A few interesting links:

Security minded workers

Watch feathers and bowling ball fall at the same speed in a vacuum chamber



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