Automatiser
la sauvegarde avec SyncToy et le planificateur de tâches
J’ai écrit un billet récemment sur My
Cloud et comment il est facile d'accéder mes données lorsque je suis à
l'extérieur. La sauvegarde standard
exécutée par My Cloud place tous les fichiers de mon PC dans un dossier avec
une structure spécifique pour en simplifier l’accès. Mais parce que c'est aussi la sauvegarde de
mon PC, je ne veux pas déranger mes fichiers dans cette structure lorsque
j'accède My Cloud. J’ai donc créé un
répertoire sur My Cloud où je copie les dossiers et les fichiers de données que
je veux pouvoir accéder dans une structure simple à naviguer lorsque je suis à l'extérieur,
Et pour copier ces fichiers et les conserver
synchronisés avec les fichiers de mon PC, j'ai besoin d'une application qui
peut en faire la sauvegarde dans une structure qui me convient. C'est pourquoi j'utilise SyncToy.
SyncToy existe depuis plusieurs
années et a toujours fonctionné sans erreur. L'interface est simple et de plus,
c'est gratuit. J'ai expliqué comment il
fonctionne dans
un billet précédent sur mes utilitaires
préférés, mais j'ai pensé qu’il serait bon de revoir cette application avec
vous.
Lorsque vous lancez SyncToy pour la
première fois (le logiciel n'est disponible qu'en anglais), vous devez créer un
dossier de "Gauche" et un dossier de "Droite" : le
dossier de gauche est la source et le dossier de droite est la
destination. Lorsque vous cliquez sur "Create
New Folder Pair", un bouton "Browse" apparaît pour chacun des dossiers,
celui de gauche et celui de droite.
Vous pouvez utiliser SyncToy pour synchroniser des dossiers avec un
autre ordinateur ou sur une clef USB.
Après la création des dossiers
gauche et droite, on vous offre les options suivantes: Synchronise, Echo ou
Contribute.
Synchronise veut dire que les nouveaux fichiers et les
mises à jour sont copiés dans les deux directions. Les fichiers renommés et supprimés d'un côté
ou de l'autre sont répétés. C’est la
meilleure option pour une clef USB que vous apportez au bureau. Vous synchronisez vos fichiers vers la clef
USB avant de quitter la maison et vous mettez à jour les fichiers sur votre PC personnel
à votre retour.
Echo veut dire que les nouveaux fichiers et les
mises à jour sont copiés de gauche à droite.
Les fichiers renommés et les fichiers supprimés du côté gauche sont
répétés du côté droit. C'est le choix
que j'invoque pour copier mes fichiers vers My Cloud, puisque je ne fais que
lire mes fichiers sur My Cloud lorsque j'y accède à distance.
Contribute veut dire que les nouveaux fichiers et les
mises à jour sont copiés de gauche à droite.
Les fichiers renommés sur la gauche sont répétés à droite. Pas de suppressions. C'est le choix idéal si vous voulez conserver
vos anciens fichiers dans votre sauvegarde.
La dernière étape est de nommer la
paire de dossiers pour l’identifier.
Une fois que la paire est créée,
vous pouvez ouvrir "Change Options" et inclure ou exclure certains
types de fichiers (par défaut il y a un astérisque qui signifie de sauvegarder
tous les fichiers).
Vous pouvez faire fonctionner SyncToy
manuellement, ce qui est pratique lorsque vous transférez des fichiers vers une
clef USB ou vous pouvez le faire fonctionner automatiquement en utilisant le
"Planificateur de tâches" de Windows.
Le Planificateur de tâches fait partie
du système d'exploitation Windows et est conçu pour automatiser des tâches sur
Windows. Voici la marche à suivre pour
automatiser l'exécution de SyncToy tous les jours à 18:00, pendant que vous
passez à table et que vous répondez aux appels de vendeurs de thermo pompes (à
moins que vous soyez inscrit à la « Liste
nationale de numéros de télécommunication exclus »).
La façon rapide de lancer le
Planificateur de tâches est de cliquer sur « Démarrer » et taper « planificateur
de tâches » dans la case de recherche, puis cliquer sur le programme « Planificateur
de tâches » qui apparait dans la fenêtre pop-up.
Vous pouvez aussi y accéder par le menu sous Accessories
> System Tools > Planificateur de tâches.
Ou par le panneau de configuration > Outils d'administration > Planificateur
de tâches.
Une fois le Planificateur de tâches
lancé, allez au panneau de droite en haut et cliquez "Créer une tâche de
base...". Il lancera un assistant pour
créer la tâche. La première étape est de
nommer la tâche et en donner une brève description. Nous l'appellerons SyncToy et ajouterons « sauvegarde
de mes dossiers » comme description.
La prochaine étape est le
déclencheur. Nous voulons qu'il s’exécute
à tous les jours. Lorsque vous cliquez
suivant, il vous demande quand, à quelle heure et à quel rythme (chaque jour,
chaque 2 jours, etc.) vous voulez qu'il s’exécute.
Il demande ensuite quelle action
vous désirez prendre. Dans notre cas, nous
voulons lancer une application.
Vous devez maintenant naviguer vers
l'exécutable de l'application. Je vais
vous simplifier la tâche, voici le lien: "C:\Program Files\SyncToy
2.1\SyncToy.exe”. L'argument est
toujours -R. Si vous avez l'intention
d'exécuter une seule paire dans cette tâche, vous pouvez la spécifier entre
guillemets à la suite du -R. Si vous
voulez exécuter toutes les paires créés dans SyncToy dans votre tâche, utilisez
le même lien mais remplacez SyncToy.exe par SyncToyCmd.exe et utilisez
seulement -R comme argument. (Si vous
oubliez les guillemets dans le lien pour l'application, le Planificateur de
tâche vous demandera si vous voulez lancer C:\Program avec l'argument. Cliquez sur NON pour le conserver tel
qu'inscrit et le Planificateur de tâche ajoutera les guillemets correctement
pout vous).
Et voilà! C’est terminé.
Vous pouvez éditer la tâche en
cliquant dessus et en cliquant sur Propriétés au bas à droite du Planificateur
de tâches et modifier les conditions ou les paramètres.
Vous pouvez même utiliser SyncToy pour
synchroniser vos fichiers avec DropBox.
Si vous utilisez le Planificateur
de tâches pour synchroniser tous vos dossiers ("All Folder Pairs")
toutes les paires que vous ajouterez à SyncToy feront partie de votre tâche
cédulée.
Quelques liens intéressants:
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English version
Automating backups with SyncToy and
Task Scheduler
In a
recent blog, I wrote about My
Cloud and how easy it is to access my data when I’m away from home. The standard backup made by My Cloud drops
everything from my PC to a folder in a specific structure for easy
recovery. But since this is also my PC
backup, I don't want to mess with that data when I access My Cloud. So I created a folder on My Cloud where I
copy the files and folders I might want to access when away from home in a
simple structure that's easy to navigate.
In order to
copy those files and keep them in sync with what's on my PC, I need a program
that will back up the files for me in the structure I want, and that's where SyncToy
comes into play.
SyncToy
has been around for several years and has always executed properly. The interface is simple and the best part is
that it's free! I've explained how it
works in
a previous post about my favorite utilities, but I thought we would revisit
the process this week.
When you
launch SyncToy for the first time, you need to create a "Left" and
"Right" folder pair: the left folder is the source and the right folder is the destination. When you click
on "Create New Folder Pair", a browse button appears for both
folders. You can use SyncToy to
synchronise folders on another PC or on a USB stick.
Once
you've created Left and Right folders, a Synchronise option appears: Echo or
Contribute.
Synchronise
means new and updated files are copied both ways. Renames and deletes on either
side are repeated on the other. This is
the best choice for a USB key that you bring to the office, for example. Sync your files to the USB key before you
leave for the office and when you return, it will update the files back to your
local PC.
Echo means
new and updated files are copied left to right (source-destination). Renames and deletes on the left are repeated
on the right. This is the setting I use
to copy files to My Cloud since I only view my files when accessing My Cloud
remotely.
Contribute
means new and updated files are copied left to right. Renames on the left are
repeated on the right. No deletions.
This is a setting you can use if you want to keep old files in your
backup.
The last
step is to name the folder pair so you can recognise them.
Once your
pair is created you can go to Change Options and include or exclude certain
types of files. (The default wildcard
asterisk indicates all files).
You can
run SyncToy manually which is practical when transferring files to a USB key or
you can have it run automatically through Windows Task Scheduler.
Task
Scheduler is built into Windows and is great to automate processes. Let’s walk through scheduling SyncToy to run
daily at 6:00 PM while you're having supper and answering calls from thermo
pump salesmen (unless you're on the “Do Not Call” list).
The quick
way to launch Task Scheduler is to click on the Start balloon and type Task
Scheduler, then click on the Task Scheduler program that appears in the popup list
to launch.
You can
also access Task Scheduler from the menu under Accessories > System Tools
> Task Scheduler. Or through Control
Panel > Administrative Tools > Task Scheduler.
Once Task
Scheduler is launched, look in the top right pane for "Create a Basic Task...". This will launch a wizard-like process to
create your task. The first step is to
name the task and input a description.
We'll call it SyncToy and enter “back up my files” as a description.
Let’s
assume you want this to take place on a daily basis: click “Next”, and the
program will prompt for time and frequency (every day, every 2 days, etc.).
You are then
asked what action you want to take: in our case, we want it to launch a
program.
Next you
need to browse to the program executable.
I'll make it easy for you, here's the path: "C:\Program
Files\SyncToy 2.1\SyncToy.exe". The
argument is always -R if you intend to run only one folder pair in this task,
you can specify it in quotes after the -R.
If you want to run "All Folder Pairs" with Task Scheduler, use
the same path but replace SyncToy.exe by SyncToyCmd.exe and use
only -R. (If
you left out the quotes in the program’s field, Task Scheduler will ask if you
want to run C:\Program with the remainder as an argument. Click No
to keep it like you entered, and Task Scheduler will add the quotes correctly
for you).
After that
you're done.
You can
edit the task by clicking on the task and clicking on Properties in the lower
right pane to change conditions and settings.
You can
even use SyncToy to synchronise with DropBox.
If you're
running Task Scheduler with "All Folder Pairs” any new folder pair you add
to SyncToy will be part of your scheduled task.
A few interesting links:
Watch feathers and bowling ball fall at the same speed in a vacuum chamber
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